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企业微信:激活创业的第一笔启动资金

(本文首发于“刘润”公号,订阅“刘润”公号,和我一起洞察商业本质)

最近,我的直播间邀请到了一位创业者——天云。

她曾经在大厂工作了7年时间。离职之后,她和爱人一起经营着一个园艺电商品牌——塔莎的花园。他们的团队,从2018年才开始全力主打家庭园艺行业。到今天,短短四年时间,就做到了行业领先,有了100多亩的花卉基地,和600多万的花友。

创业二字,听上去很过瘾。但创业毕竟是九十九死一生的游戏,不是每一位创业者,都能收获一个好结果。

对于创业者来说,曾经的平台的资源、优秀的同事、好用的系统,这些对于创业来说极有价值的东西,都带不走。

那么,天云呢?

天云说,也不是什么都带不走。

我带走了我创业的第一笔“启动资金”:思考问题的逻辑、高效工作的习惯、善用工具的意识。

可我知道,家庭园艺,本身是一条特别新颖的赛道。尤其,他们还是用兴趣电商的模式来做的。这就意味着,他们没有任何可以借鉴的经验,必须摸着石头过河。

以一个全新的身份,在一个全新的领域,尽快带领业务跑起来,谈何容易?

天云说:从0到1,都是靠自己摸索出来的。我想给创业者们分享的是,如何善用工具,管理创业公司,把我们从大厂学会的高效的工作习惯和管理理念,通过一款工具,融入到日常的工作和团队管理中。

哦?有点意思。


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人才难题,怎样才能巧妙化解?

对创业者来说,最稀缺的资源是什么?

人。

准确来说,是人才。

天云遇到的第一个难题,就是招人的问题。

过去在大厂,有完备的招聘体系。有什么人才需求,直接告诉HR就好了,不需要自己去挖掘人才。更重要的是,大厂还有一个人才库,记录着落选的应聘者。

而落选的应聘者,也许只是暂时性的资历不足,也许只是暂时没有合适的岗位。

但随着应聘人才的不断增多,人才库也会不断壮大。一旦有一天,应聘者的资历足够了,合适的岗位开放了,又或者是某个岗位急着要招人,就可以回到这份人才库中,有针对性地寻找人才。

可没有这样的招聘系统,创业团队要怎么办?

天云在办公软件方面,选用的是跟她们公司理念相合的企业微信,她用企业微信的在线文档,复制出了一套“人才库”。

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如何操作呢?

天云在企业微信上,建立了一个名叫“人力资源盘点”的在线文档。

这是一个可以一直积累、一直生长的文档。

企业微信的在线文档,能够做到多人同时编辑。每一位参与了面试的面试官,都可以把自己对应聘者的评价同步到这份在线文档中。

同时,随着应聘人才的不断增多,这份文档也能够不断地更新、成长。

但是,有了这样一份人才库,并不意味着业务就能顺风顺水跑下去了。

创业团队需要的,往往是多面手。最好是什么都能懂一点。懂点财务,懂点运营,最好还能懂点市场。

可是,这么全能的人才,市场上实在是太少了。

那怎么办?

招不到综合能力100分的多面手,那就招单项能力突出的80分人才,剩下的20分,通过工具给他补齐。

举个例子。

曾经,天云想要招到一位植物采购经理。

这个人,既要了解绿植品种,也要有敏锐的市场嗅觉,判断采购绿植的销量、利润。更重要的是,需要有出色的沟通能力,能和供应商议价谈判。

可是,园艺知识和采购资历,又很难兼得。

这个植物采购经理岗,天云招了整整三年。

招不到面面俱到的人,怎么办。

天云说,招有采购资历的人,给他补齐绿植相关的知识。

这次要采购哪些绿植?这种绿植,在去年是什么价格?销量如何?销售的旺季是哪几个月?在什么时候买入更合适?有什么要注意的售后问题吗?

把这些绿植相关的知识,沉淀下来,形成采购指南。

但是,绿植商品的销量,是动态的,销售的数量直接影响了采购的数量。这份采购指南,每个月都需要补充、更新。

于是,天云用企业微信的在线表格,做出了一份“活”的采购指南。

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有了这样一份采购指南,就算是毫无园艺背景的人,也能对绿植的市场情况有清晰的了解,这就补齐了缺失的园艺知识。有采购资历的“老司机”,一下子就有了跟供应商沟通的底气。

更重要的是,企业微信的在线表格,也能做到多人编辑、实时更新,打开就是最新版本。也就是说,知识是可以积累和生长的。

你负责采购的绿植,今年是以什么价格购入的,记录下来。我负责采购的绿植,今年是在哪个月买入的,也记录下来。

这份在线表格,随着今年采购任务的完成,又能成为来年的数据参照。

这就是把经验,沉淀成工具。再用工具,补齐多面手能力。


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精力有限,如何做到忙而不乱?

天云说,在创业的路上,自己这点精力,实在是不够用。

创业之前,每天只需要安排好自己的事。每天什么时候做什么事,见什么人,开什么会,都是清晰的。干好自己的活儿就行了,不怎么需要考虑别人。

可自己创业之后,还要协调好团队的工作。这么多员工,事无巨细,都要来找天云。时间和精力被分割得太碎,计划好的事根本没空做。有时候,忙忙碌碌了一整天,到了深夜才发现,最重要的事,甚至都还没有开动。

如何把时间用得更高效,协调好个人和团队的工作,就成了关键。

天云用企业微信的日程,提前规划好了个人的工作。

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比如说,周三上午11-12点要参加面试,周四下午2-4点要参加大促方案的讨论。

创业公司很扁平,员工也能随时找CEO谈事情,但是有时候员工推门而入、经常打断原来的工作思路,怎么办?

天云会让员工提前预约CEO的日历。

企业微信日历,可以让员工时时查看到CEO的“忙”或者“闲”,不需要特地去问。不仅CEO的时间被尊重了,员工也慢慢养成提前做时间规划的好习惯。

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那,团队的工作,如何尽在掌握呢?

在公司业务最忙的时候,三个月内有80款产品要上新,还有100场团购、300场直播。

让大家通过周报来汇报工作重点吗?不够及时。

让大家在群里同步工作进度吗?太碎片化。

天云让团队在企业微信的日程里,建立了多个公共的业务日历。

比如说,社群团购日历、社群工作日历、直播日历、人事日历、运营部日历。

只要把这些业务日历全部勾选上,就可以清晰地看到每个月公司业务的全局。比如说,9月份计划做几场团购,分别团什么。又会有多少场直播,哪几场是有外部嘉宾的。电商的大促活动是从几号到几号。

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这就像一个“作战指挥室”,指挥着第一线的枪炮。

每一位员工,包括天云自己,都可以通过这个“作战指挥室”,清楚地知道工作重点。新加入的员工,也能迅速地跟上团队步调,不乱节奏。

可是,不同的“作战指令”,还要分发到每一个不同的员工手上。这么多的事项和时间,难道要员工们一条一条地写进自己的日历吗?

当然不用。

员工们只需要点击“订阅”按钮,就能够自动添加到自己的日历里。

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一旦出现了时间调整,日历也会自动同步更新,完全不需要担心计划突变的情况。

各个部门的员工们“各取所需”,完成订阅。这些日历清晰准确地记录着时间,还会像闹钟一样发出提醒,提醒着团队的每一个人,不要遗漏掉任何一项工作。

这样一来,团队的每一位成员,都有了一张和天云一样的“作战指令表”。

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每位成员的工作,都像天云一样,被一张“作战指令表”梳理得井井有条。每位成员,也都有了一个清晰的忙闲时间段。

自从团队有了“作战指挥室”,员工们有了自己的“作战指令表”之后,尽管团队的业务发展得非常快,但还是一直能够保持着敏捷的小团队运作,很少出问题。

为什么?

因为再忙,也能做到忙而不乱。


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小型团队,怎样服务百万用户?

天云说,创业团队,要想办法建立起自己独特的核心竞争力。

在创业之前,你可能要风得风,要雨得雨。但,这是你的能力吗?

不一定的。呼风唤雨的,可能是你背后那家公司给你的预算、人手、资源。

在创业路上,这些,都是你带不走的。

你要搭建起自己的核心竞争力,让客户从认可“公司”,变成认可“你”。

那,什么是创业团队的核心竞争力?是贴心的服务吗?是实惠的价格吗?

都不准确。答案应该是,专业。

天云的团队,会邀请花友们加入企业微信群。在群聊中,大家可以互相交流、分享、治愈,还可以第一时间向工作人员询问花卉养护的问题。

但是,总有可爱的花友,问出“千奇百怪”的问题。

风车茉莉可以种在上海吗?南非万寿菊可以泡茶吗?封闭空间里可以种花信风吗?

这些问题,都非常专业。可是,塔莎团队的核心成员才刚刚过50人,而花友人数已经超过了600万。这么悬殊的比例,如此大量的问题,工作人员能来得及回答吗?能答得上来吗?

能。而且是,秒回。

因为群聊里,还有一位机器人小助手,24小时待命,为花友答疑解惑。

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只要花友输入关键词,机器人小助手就可以迅速识别。比如说“乔木绣球”,小助手就可以瞬间回答出一条清晰完整的乔木绣球种植养护信息,体验感特别棒。

那羽扇豆呢?珠玉之卵?玛格丽特?总有小助手不知道的花吧?难不成,你还都能答上来?

还真能。因为机器人小助手的背后,还有一套“活”的知识库。

园艺电商的商品,光是品类就不下200种。要是按品种划分,那得有个上万种。花友问的,都是特别具体的问题,就算是园艺专业的毕业生,也未必能做到面面俱到。

比如说,大家耳熟能详的百合。光是百合,就有上百个细分种类。铁炮百合耐热,林荫百合不耐晒。

没有人能全部掌握。面对花友的咨询,工作人员经常需要现找资料。

所以,即便是对口专业出身的人才,也需要继续补充知识。

怎么补充?

最直接的办法就是,通过内部培训,让员工迅速地补充到更加全面的知识。

可是,一个尚在初创时期的创业团队,哪来的培训部门?

让老员工带新员工吗?可每位员工,都有既定的工作计划和工作节奏,都忙。

组织专场的培训吗?可这样一来,负责培训的同事,就要停下手上的工作,才能保证不间断的系统培训。

那怎么办?

天云在刚开始创业的时候,就用企业微信的在线文档,收录和刷新专业知识。

前面说,企业微信的在线文档能够做到多人编辑。那么,知识的收录过程就能够做到群策群力

你更了解小木槿,就由你来负责编写。我更熟悉银莲花,就由我来负责补充。

同时,在线文档是自动保存的。无论修改了多少次,只要打开,就是最新版本。

可是,这么专业的知识,能写得清楚吗?

能。

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天云从养护知识里,提炼出花友最常提问的点,组成一套既实用又简易的编写模板,存在在线文档里。这样一来,编写的难度就大大降低了。每一位员工,包括新入职的员工,都可以参与进来。

想补充修改,就在线编辑。想及时反馈,就添加评论。想定位信息,就查找关键词。

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这个在线文档,每天都在被修改、补充、更新。一旦出现一个新品类,立刻补充进去。这样一来,在线文档每天都在成长,每天都比前一天更加丰富

现在,这份在线文档,已经从单个绿植的养护卡片,汇总升级成了一套种植养护档案。

这份不断补充更新的在线文档,就放在团队的群公告里,像一份放在手边的知识手册一样,一伸手,就能拿到。出现不懂的问题,再也不需要问东问西,或是到处查找资料了。

历久弥新,触手可达。

有了这份档案,机器人小助手就能答上各种各样的问题,团队里的新人也能够通过学习,迅速地成长为专家。

这就是把知识,沉淀成工具。

前段时间,天云的团队做了一份,关于“花友对塔莎的印象标签”的调研。调研结果出来之后,有这么三个词,排在了Top3的位置。

第三名,文艺。第二名,温暖。第一名,专业。

一盆心爱的花,一群志同道合的花友,还有一位24小时在线的机器人小助手。

这就是塔莎这个创业团队,独特的核心竞争力。

文艺、温暖、专业。


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一分不花,也能搭建管理体系?

天云说,即使没有IT部门,创业团队也要有一套系统化的管理体系。

创业团队,在初期都会有一个粗放式管理的阶段。简单来说就是,凭印象决定是否晋升,靠口头交代工作内容,用转发分享资料文件。

所以,有一套好用的管理体系就显得尤为重要。

创业之前,有IT部门的支持,有大几百万做出来的系统。

这一点,是创业之后不具备的。

怎么办?难道要花钱买一套吗?

不一定。天云一分钱不花,就搭起了三样东西。

晋升机制、目标管理、资料库。我们一个一个来说。

先说晋升机制。

为什么要有晋升机制?

因为招人这件事儿,免不了主观的情感色彩。

对于一个小型的创业团队来说,面试这个活儿,又常常都是创始人自己来干的。面试官的话语权一大,就特别容易出乱子。

这个人一般,开6000吧。那个人真不错,开1万!

一拍脑袋就能决定。

可是过了一段时间却发现,新员工的工资比老员工要高,员工的工资比经理要高。工资倒挂了。

怎么办?

一开始就要有一套规范透明的职级说明。

天云参考了大厂的晋升标准考核体系,用企业微信在线文档做了一份契合塔莎的职级说明,全员公示。

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每个岗位需要具备哪些能力?向上还有多少个职级?每个职级的晋升标准是什么?

一清二楚。

再说说目标管理。

为什么要用目标管理?

因为目标管理有一种特征:从上到下,目标清晰一致。

对于创业团队来说,这个特征尤其重要。

全力奔跑的创业团队,特别容易出现“劲没往一处使”的状况。杂事多,新人多,业务重点和方向经常会变。一线员工很容易盲目地钻在琐碎的细节之中,忽视了公司全局的目标。

有的公司年初制定了目标,然后就放入抽屉里了,到年底翻出来一看,执行跟当时制定的目标差了十万八千里。

所以,目标管理的关键,并不在于一个多么厉害的“系统”,而是在于制定好的目标,能“上传下达”,而且能“时时校对”。

天云就用企业微信在线文档,做出了一个清晰的目标。

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有了这份用在线文档做成的目标管理文档,确定好公司的1个Objectives 和4个Key Results。

每周的周例会上,就可以用这个在线文档,check每个人的工作进度。

完成程度如何,差距还有多少,有哪些归因,接下来要做什么具体的行动。

确保每个人在执行过程中不会跑偏。也确保每周的进展都了如指掌。

最后,说说资料系统。

为什么要有资料系统?

想象一下,你想了解一下销售数据,却找不到,可是销售数据直接关系着市场分析。你想拥有充沛的图片素材,却没积累,可是图片素材直接决定着直播和公众号推文的质量。这个时候,你得有多抓狂?

怎么办?

一个最简单的做法就是,在同一个地方,不断积累资料,供大家自取自查。

积累在什么地方?是网盘吗?

可传统的网盘,还需要额外下载app,通过账号密码来登录。这就带来了一个尴尬的问题:做不到多人同时登录。

有的公司还设置了专门负责网盘的同事,通过当场查阅的方式来保证安全。太麻烦了。

于是,天云把资料都存进了企业微信的微盘。

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天云先用企业微信通讯录,添加员工。让所有员工,包括外包团队的员工,都在同一个平台上。

然后,把需要存储的资料文件,放在微盘上。比如说公司照片、售后表格、工作手册,当然,也包括前面提到的知识库。

可是,这么多文件,怎么做到“区别开放”呢?

通过权限设置。

比如说,供外包员工查阅的文件,设置成可浏览。供内部员工查阅的文件,设置成可编辑。还有一些不能对外开放的机密文件,就设置成保密。

不怕离职员工带走机密文件,不怕新员工找不到相关资料,不怕工作交接的麻烦,也没有给外包团队发材料的麻烦。

生产资料问题一解决,工作效率自然也就上去了。

天云热心的分享,给了我不小的启发。

创业,就是由一个又一个的麻烦组成的。

但只要思想不滑坡,办法总比困难多。

过去,天云就坚持在用企业微信做私域运营。现在,她也把内部办公建在了企业微信上。

为什么?

因为务实、好用、低成本,才是硬道理。

通过企业微信,天云仅用极低的成本,就复制出了大厂几百万的系统,在塔莎这个小而美的团队,也实现了高效办公。

企业微信,就是天云的硬道理。


最后的话

天云的团队,是一个充满热爱的团队。

他们用精致高颜的花卉,治愈了无数个忙碌的都市人。他们给每一个生活在钢筋水泥里的人,都提供了一个亲近自然的机会。

天云说,塔莎也只是一家平凡的创业公司,正在经历每一家创业公司都有可能经历的问题。

当然,在这条路上,我也还在努力。我也还有很多问题没想明白。

但就像弗兰克尔说的那样:

不要只想着成功——你越想成功,就越容易失败。成功就像幸福一样,可遇不可求。它是一种自然而然的产物,是一个人无意识地投身于某一伟大事业的衍生品,或者是为他人奉献的副产品。幸福总会降临,成功也同样。

创业,本就如此。会有人掉队,但从不孤独。

祝福天云。祝福塔莎的花园。

也祝福正在奔跑的你。

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